05.03.2014 Neu: SelectLine Modul RMA für die Rücksendeverwaltung

Das Kürzel im RMA-Prozess steht für Return Merchandise Authorization beziehungsweise für Return Material Authorization. Durch eine vom Lieferanten vergebene Rücksendenummer kann eine Retoure sicher erkannt und somit schneller zugeordnet und verarbeitet werden. Ab der SelectLine Version 13.2 können auch Sie mit dem SelectLine RMA Tool Warenrücksendungen strukturiert zurückführen und somit nicht nur übersichtlich, sondern durch eine lückenlose Dokumentation aller Aktionen auch nachvollziehbar verwalten.

In der SelectLine Auftragsbearbeitung funktioniert das RMA-Modul als Sammelstelle für die Abwicklung von Rücksendungen und Garantiefällen. Dadurch hat man den Überblick über die gesamten Kontakte und Belege zu einem RMA-Vorgang an einem zentralen Ort. Ein RMA-Beleg kann manuell mit Daten aus dem Kunden- und Artikelstamm oder vereinfacht durch Datenimport aus einem Beleg abgefüllt werden. Noch simpler gestaltet sich die Belegerstellung durch das direkte Übergeben von originalen Umsatz- oder lagernden Belegen an einen RMA-Vorgang. Hinzu sind durch Benutzung dieser Funktion nachher auf dem Originalbeleg in der Strukturübersicht der Belegposition die RMA-Vorgänge aufgelistet, in denen diese Position hinzugefügt wurde.

Durch das Hinterlegen eines Status auf jedem RMA-Vorgang sehen Sie auf einen Blick, ob der Vorgang aufgenommen, abgelehnt oder abgeschlossen wurde und ob er sich in Bearbeitung (z.B. "warten auf Kunden oder Zahlung") befindet. Die zur Auswahl stehenden Statusse können in den Mandanteneinstellungen individuell angepasst werden.

Ausserdem können für jede Position Aktionen/Kontakte erstellt werden. Wie beispielsweise „RMA-Unterlagen versenden“, „Journaleintrag“ oder „Fehler nachvollzogen“. Diese ergeben wiederum einen Historie-Eintrag.

Belege für die Ausgangsseite werden direkt aus dem Vorgang heraus erstellt und können sogar zu einer Belegkette aufgebaut werden. RMA-Eingangsbelege beinhalten die verschiedenen Möglichkeiten, wie die Rücksendung eines Kunden zu handhaben ist. Diese Belege, etwa „Rücknahme mit Einlagerung“ oder „Rücknahme mit Einlagerung und Gutschrift“, sind auf den entsprechenden Belegtyp mit seinen Eigenschaften festgelegt. So wird zum Beispiel direkt eine Gutschrift mit dem zurückgesendeten Artikel, mit Verweis auf welchen RMA-Vorgang und dem Preis CHF 0.- erstellt. Hingegen bei RMA-Ausgangsbelegen enthält die Auswahlliste Belegaktionen, mit denen dem Kunden Ersatzartikel und oder Rechnungen zugestellt werden können.

Auf der Detailseite befinden sich alle Informationen und Aktionen zur Position. Durch einen Doppelklick auf die Position öffnet sich der Originalbeleg. Hier können Kontakte und Belege für nur eine Position angelegt sowie bei Bedarf die Menge geändert werden. Diese Aktionen werden in der Historie der entsprechenden Position hinterlegt.

Es werden standardmässig zwei RMA-Auswertungen mitgeliefert, die Auswertungsmöglichkeiten der Rücksendungen pro Zeitraum und Artikel bieten. Die „Jahresübersicht monatsweise“ zeigt die Anzahl retournierter Artikel pro Monat mit Vergleich zum Vorjahr. Die „Artikelübersicht in Zeitraum“ liefert die Übersicht nach Artikeln sortiert für einen angegebenen Zeitraum.

Über die Mandanteneinstellungen ist das SelectLine RMA-Modul äusserst individualisierbar. Auswahllisten für Status, Rücksendegrund und Vorgehensweise sind frei definierbar; ebenso die Aktionen für Kontakte. Rücksendegründe und Vorgehen dienen zusätzlich als Grundlage für spätere statistische Auswertungen. Damit über bestimmte Belegaktionen automatisch der richtige Beleg erstellt wird, müssen diese einem individuellen Belegtyp der Druckvorlagenart RMA zugeordnet werden.